Quelles sont les premières étapes pour les nouvelles institutions spécialisées ?

Les premières étapes de la mise en place d’une nouvelle institution spécialisée chargée d’assurer le mandat de MNP devraient se dérouler en parallèle et contribuer à définir la vision globale de l’institution. Bien que cette vision ne puisse ne pas être finalisée avant le déroulement de certaines étapes, la nouvelle institution doit néanmoins, dès le début, mener une réflexion sur sa stratégie, notamment en ce qui concerne les réalisations qu’elle souhaite obtenir et la façon dont les différents éléments clés mentionnés ci-dessous peuvent contribuer à atteindre son objectif.

• Personnel. Pour mener à bien leur travail, les équipes de MNP doivent faire preuve de multidisciplinarité eu égard à leurs profils et leurs compétences (voir l’article 20 des Lignes directrices du SPT). Les nouvelles institutions spécialisées peuvent remplir ce critère en choisissant de manière adéquate leurs membres et leur personnel, en fonction du modèle choisi. L’expertise du MNP peut également être renforcée par le recours à des expert∙e∙s. En outre, et toujours en fonction de la taille de l'institution, il peut s’avérer nécessaire d’allouer du personnel au secrétariat du MNP.
• Formation.  La formation du personnel, à l’instar de son recrutement, doit répondre aux besoins à court et à long terme du MNP. La première priorité, à l’évidence, consiste à s’assurer que tous les membres du personnel comprennent les fondements de l'OPCAT et le mandat de prévention. Ces formations doivent ensuite porter sur les fondements pour la conduite des visites, la rédaction des rapports et la formulation des recommandations, ainsi que la planification opérationnelle et stratégique. Certaines sessions de formation devraient impliquer l’ensemble du personnel et des membres d'un MNP, afin de créer un environnement de travail inclusif et de veiller à ce que tous aient la même compréhension de base. Certains MNP ont choisi d’élaborer un (ou plusieurs) manuel(s) précisant les fonctions du MNP. D’autres ont opté pour des formations en interne ; dans ce cas de figure, le personnel élabore et dispense lui-même à l’intention d’autres membres du MNP des formations basées sur ses domaines de compétence respectifs. Les nouvelles institutions peuvent également choisir de faire appel à d'autres organes tels que le SPT, l'APT ou d'autres MNP pour tirer parti de l’expertise de ces derniers.
• Budget. L'article 18 (3) prévoit que les MNP doivent bénéficier d’un financement adéquat. Lors de la création d'une nouvelle institution spécialisée, l'État doit allouer un budget suffisant pour assumer les coûts de base (y compris ceux relatifs à la gestion des bureaux et au transport), et ceux liés au personnel et aux opérations. Une bonne pratique consiste à ce que les nouvelles institutions spécialisées, à l'instar d'autres organes de contrôle indépendants, soumettent un budget au parlement, sur la base des priorités qu’elles ont identifiées. Une fois que leur budget a été alloué, les MNP devraient disposer d’une autonomie opérationnelle pour décider eux-mêmes des modalités d’utilisation de ces fonds. La responsabilité financière de l’institution devrait être assurée par le biais de la publication régulière de rapports financiers et d’un audit annuel indépendant.
• Bureaux et équipement. Un MNP a besoin d'une infrastructure de base qui inclut des bureaux, des ordinateurs et d'autres fournitures. Les bureaux du MNP ne devraient pas être situés dans les bâtiments abritant des autorités étatiques. Cependant, il faut qu’ils soient situés dans un lieu central, à proximité des transports en commun et être facilement accessibles, y compris pour les personnes en situation de handicap. Les membres du MNP doivent se rendre dans les lieux de détention. Il convient donc d’examiner la question des transports, ou d’autres questions logistiques connexes - d’autant plus que cela peut avoir des implications budgétaires importantes. Le MNP devrait déterminer le type de locaux dont il a besoin, ce qui peut lui permettre d’évaluer ses besoins en équipements informatiques et autres. À cet égard, il faut prendre en compte à la fois les besoins immédiats du MNP et les besoins induits par la croissance de l’institution sur le plus long terme. Au minimum, un MNP a besoin d’équipements de bureau de base tels que des tables et des chaises, des ordinateurs portables équipés de logiciels de base, un accès Internet via une connexion sécurisée, un système de stockage des documents électroniques et papier, y compris un stockage sécurisé des informations confidentielles, un site internet et un domaine de messagerie distincts de ceux des autorités étatiques. Les MNP peuvent également avoir besoin d'équipements pour mener leurs actions de monitoring tels que des ordinateurs portables et des appareils photos.
• Organisation interne. Au début de leur opérationnalisation, les nouvelles institutions spécialisées doivent élaborer des règles et procédures internes couvrant des aspects tels que : la structure hiérarchique de l’institution et les mécanismes de prise de décision, le recours à des expert∙e∙s, la planification et les visites, les rapports et les recommandations, ainsi que d’autres aspects de leur travail.
• Activités. Il est important que le MNP détermine le moment adéquat pour effectuer sa première visite dans un lieu de détention. Certains MNP peuvent souhaiter effectuer très rapidement une visite pilote, tandis que d'autres peuvent préférer attendre que d'autres facteurs soient réunis.