Archivos y registros

Tipos de registros

El nombre de los registros, así como su contenido, puede variar mucho de un lugar a otro. El elemento fundamental es que algunos datos clave aparezcan de forma sistemática, comprensible, coherente y de fácil acceso mientras se mantiene el derecho a la intimidad de las personas afectadas. Los registros deben ser estandarizados y no duplicar innecesariamente la información contenida en otros lugares.

- El registro de la oficina y/o los registros de la prisión deben incluir un conjunto de datos relativos a las personas de nuevo ingreso y su ubicación en la institución. Asimismo, deben registrar la identidad de la escolta policial y de su lugar de origen. De esta forma, se puede demostrar que la detención es legal y se previenen las detenciones arbitrarias. Los registros de esta naturaleza también deben incluir toda la información relativa a traslados y puestas en libertad.

-La función del registro diario o libro de observación es hacer una lista de todos los aspectos relevantes para la vida cotidiana en el establecimiento. Es el tipo de documento que mejor refleja la vida cotidiana en un establecimiento y, si fuera necesario, debe permitir la reconstrucción de las circunstancias de un incidente. Por lo general, las entradas y salidas, búsquedas, colocación en celdas de castigo, etc. se pueden encontrar en el registro diario.

- Los archivos individuales de las personas detenidas son esenciales para garantizar una atención adecuada, en particular con miras a la rehabilitación de la persona. Normalmente, los registros individuales detallan la estancia de las personas detenidas a lo largo de todo el período de detención y se transfieren en el caso de que la persona detenida sea enviada a otro establecimiento. Además de la identidad de la persona y de su situación jurídica, los archivos individuales también pueden contener información vinculada al régimen de detención, el comportamiento, los incidentes, la participación en formación y otras actividades, etc. Esta información, que normalmente es recogida por personal capacitado, como trabajadores y trabajadoras sociales o agentes de libertad condicional, es relevante para la rehabilitación social y profesional de la persona. Esta información nunca debe ser usada en contra de las personas a las que concierne y el acceso a ella debe estar limitado a ciertas personas debidamente autorizadas. Los registros médicos deben guardarse por separado de los archivos individuales.

- Los expedientes médicos son esenciales para garantizar la atención médica de las personas privadas de libertad. Además, deben incluir detalles de cualquier posible cuidado administrado tras una acusación de malos tratos. Así pues, son una garantía importante para los detenidos y las detenidas. Los historiales médicos deben ser protegidos por el secreto médico. Las personas detenidas deben tener acceso a la información contenida en su expediente médico.

Las instituciones pueden guardar muchos otros tipos de registros. Algunos son implementados por la administración central y otros por la dirección del establecimiento en cuestión. Estos registros varían mucho de un lugar a otro, pero todos pueden contener información útil y contribuir a la transparencia y a la obligación de rendición de cuentas. Algunos ejemplos de registros son:

• Registros del área disciplinaria
   
• Registros de requisas personales
   
• Registros relativos a los medios de restricción
   
• Registro de monitoreo externo e inspecciones internas
   
• Registro de dinero u objetos de valor de las personas detenidas
   
• Registro de inspecciones del establecimiento (incluidos los registros de las celdas)
   
• Registro de armas

La obligación de guardar registros debe establecerse por ley y estar acompañada por un decreto de implementación con el fin de facilitar su uso en la práctica.

Objetivo de guardar registros

Sin importar el tipo de registro, hay tres propósitos principales para el mantenimiento de registros de prisión:

1. Mantener registros contribuye a la buena gestión de la institución. Un listado riguroso de la identidad de todas las personas detenidas, admisiones y comunicados, idas y venidas, traslados, ubicación según tipo de régimen, medidas disciplinarias, etc., permite a las autoridades de la prisión y a la administración penitenciaria tener una visión general, así como el control de las cárceles y de la población penitenciaria. Los registros, especialmente los que están computarizados y vinculados a la administración central, pueden ayudar a desarrollar políticas penitenciarias basadas en datos concretos y ayudar a solucionar problemas críticos como el hacinamiento penitenciario. Los registros también permiten el seguimiento de la situación jurídica de las personas detenidas, así como de su comportamiento durante la detención. Esta información es esencial para tomar decisiones relativas a la libertad condicional u otras modificaciones de la sentencia.
2. El mantenimiento riguroso de registros es una garantía fundamental para la protección de los derechos básicos las personas privadas de libertad. Primero y ante todo, para la dirección de las prisiones y las autoridades penitenciarias es una manera de prevenir el riesgo de desapariciones forzadas o de detenciones arbitrarias debido a que los registros permiten que las personas detenidas sean rápidamente localizadas. Por este motivo, los registros deben indicar de manera muy precisa todos los traslados hacia o desde el establecimiento e indicar la identidad de todo el personal involucrado en todas las transferencias, así como los lugares de origen y destino. Del mismo modo, los registros deben servir como garantía contra todas las prácticas abusivas y servir como prueba para confirmar o invalidar las denuncias relativas a las prácticas abusivas. Si los registros están bien conservados, es posible monitorear los efectos del uso de la fuerza, los medios de restricción, registros corporales, o la confiscación de objetos personales. En tales casos, los registros constituyen una garantía esencial para las personas detenidas.
3. Los registros, y en particular los archivos de personas detenidas, ayudan a optimizar la gestión de datos con vistas a una atención individualizada y a la rehabilitación socio-profesional. Elementos tales como la participación en actividades de formación y otras, la negativa a asistir a un taller o incidentes en los que la que la persona esté involucrada deben ser incluidos en los archivos y servir de guía al cuerpo profesional involucrado. Este efectivo seguimiento ayuda a favorecer la "seguridad dinámica", basada en la prevención, la interacción y la familiaridad con las personas detenidas. Teniendo en cuenta la naturaleza personal de la información contenida en estos archivos, sólo las personas autorizadas deben tener acceso y la información debe ser destruida después de un cierto período.

Información mínima que debería ser incluida en los registros

La información mínima que debe figurar, de manera imperativa, en los registros de detención destinados a prevenir las desapariciones forzadas o detenciones arbitrarias (artículo 17.3 de la Convención Internacional para la protección de todas las personas contra las desapariciones) es la siguiente:

• La identidad de la persona privada de libertad.
   
• La fecha, hora y lugar en que la persona ha sido privada de la libertad y la autoridad que lo instituyó.
   
• La autoridad que decidió la privación de libertad y las razones detrás de esta.
   
• La autoridad responsable de la privación de libertad.
   
• El lugar de privación de libertad, la fecha y hora de ingreso y la autoridad responsable.
   
• Los aspectos relativos a la salud de la persona privada de libertad.
   
• En caso de fallecimiento durante la detención, las circunstancias y causas del fallecimiento y el destino de los restos de la persona fallecida.
   
• La fecha y hora de la puesta en libertad o el traslado a otro lugar de detención, el destino y la autoridad responsable del traslado.

Para prevenir de manera eficaz otros tipos de abusos y violaciones de los derechos humanos, así como para una buena gestión, es necesario que otra información quede registrada, independientemente del tipo de registro: la salud de la persona detenida (incluidas las posibles denuncias de malos tratos, la medicación recetada y administrada, hospitalizaciones etc.) medidas disciplinarias (incluyendo el uso de medios coercitivos), los incidentes relacionados con el uso de la fuerza, requisas personales o registros de celdas, los bienes y efectos personales, la información relativa a contactos con el exterior, así como las denuncias y su seguimiento. También es importante ser capaz de identificar fácilmente a las personas que introducen la información en los registros.

Archivo de los registros

Es esencial garantizar el mantenimiento de los registros. La forma en que estos registros se gestionan es igual de importante. Los registros incompletos o mal cuidados pueden, no sólo resultar inútiles, sino encubrir casos de abusos. El personal debe estar capacitado y se le debe exigir completar los registros de manera correcta, rellenando sistemáticamente todas las diferentes secciones con datos lo más precisos posibles, además de registrar los acontecimientos en orden cronológico. Una inscripción tardía de los datos puede causar sospecha, ya sea justificada o no. Por esta razón, los y las oficiales de detención deben rellenar los registros tan pronto como surjan cuestiones dignas de mención.

Los falta de registros o los registros incompletos y mal cuidados también pueden contribuir a ralentizar el proceso e incluso conducir a fallos del sistema judicial. También puede dar lugar a casos de excesiva duración de la detención provisional. Las personas en detención provisional también corren el riesgo de no ser conscientes de los cargos a los que se enfrentan. Existe, además, el riesgo de no ser separadas de las personas condenadas.

Por último, los registros mal cuidados o que no han sido actualizados pueden significar que la información sobre la cual se basan las decisiones relativas a los internos e internas no es fiable y, por lo tanto, dificulta la planificación de la sentencia y los programas de rehabilitación. Del mismo modo, la falta de información sobre la evaluación de riesgos puede dar lugar a decisiones arbitrarias o riesgos para otras personas detenidas.

En algunos lugares, se utiliza la limitación de recursos para justificar la inexistencia de registros o su mantenimiento deficiente. Mientras que algunos tipos de registros sofisticados, incluidos los computarizados, pueden representar una inversión significativa de recursos, el buen mantenimiento de registros depende principalmente de procedimientos claros y eficientes, de una formación adecuada y de un sistema de archivo riguroso. Todo el personal pertinente debe estar bien entrenado en el uso de registros. Esta formación debe ser llevada a cabo cada vez que se introduzca un nuevo sistema de registro de expedientes.

Es importante también que los expedientes estén sujetos a un control jerárquico, ya sea por un o una oficial del registro, la dirección de la prisión, o la administración central penitenciaria.

Acceso y almacenamiento de la información

Los registros de tipo diario son generalmente rellenados por diferentes personas. Por tanto, es importante comprobar la identidad de cualquier persona que introduzca información en un registro. El acceso a otros registros debe ser restringido y controlado, como el registro de la oficina /registro de la prisión que deberá ser guardado por un funcionario designado. Los registros individuales no deben ser de libre acceso para cualquier persona. Con el fin de respetar la privacidad de las personas, las normas de la institución deben indicar claramente qué miembros del personal tienen acceso a qué información. Los historiales médicos deben ser accesibles sólo para el personal médico y los órganos de monitoreo externos independientes.

Los registros son informes escritos de lo que ocurre en la cárcel y deben ser completados de tal forma que permitan reproducir todos los pasos. Por esta razón, toda la información debe ser rastreable, lo que requiere que el registro se lleve a cabo de forma rigurosa. El momento preciso de los acontecimientos y la identidad de las personas afectadas (incluidas las personas responsables de introducir la información en el registro) siempre deben ser especificados. Es necesario un sistema de almacenamiento/archivo en el que la información pueda ser presentada de manera consistente y fácilmente localizable. En el caso de registros computarizados, el acceso de seguridad requiere un cuidado especial. De igual manera, los servidores físicos deben mantenerse seguros. La duración del periodo de tiempo durante el cual se almacenan los datos, una vez que la persona ha sido puesta en libertad, debe ser regulada por la legislación para evitar que quede las personas queden "en el archivo" indefinidamente.

Las personas detenidas también deben tener acceso a cierta información relacionada con ellas, y deben tener la posibilidad de solicitar que se corrijan los datos inexactos u obsoletos para evitar que se tomen decisiones contra ellas basadas únicamente en la información desfavorable contenida en los registros. Por lo tanto, la información sobre la peligrosidad del detenido debe ser revisada periódicamente.

Por lo tanto, es esencial que exista un estricto control de los registros y del cumplimiento de los procedimientos. Una lista jerárquica del personal y de sus correspondientes responsabilidades se debe definir en el reglamento.

Discriminación y personas en situación de vulnerabilidad

La existencia de registros y de su correcta gestión contribuye a la mejora de la protección de todas las personas detenidas frente a todas las formas de abuso derivadas de la discriminación. Por ejemplo, los registros se pueden utilizar para verificar que el principio de la separación de ciertas categorías de personas detenidas (acusadas /condenadas; adultas / infancia; hombres / mujeres) se aplica en la práctica. Los registros también deben poder ser utilizados durante las investigaciones de denuncias de malos tratos, abusos o decisiones arbitrarias motivadas por la discriminación. Con el consentimiento de las personas afectadas, el registro de cierta información sensible también debe permitir que las personas reciban un tratamiento adecuado o servicios especiales.

Cada vez que una mujer ingresa en un establecimiento, el nombre y la edad de todos sus hijos e hijas deben, si es necesario, estar registrados en un archivo. Si los niños y las niñas no viven con su madre, deberá también estar inscrita en el registro la información sobre dónde están y la persona encargada de su cuidado. El acceso a esta información debe estar limitado y controlado, su uso no debe ser perjudicial para el niño o niña.

Dada su vulnerabilidad específica, el mantenimiento de registros es particularmente importante para la infancia. Los registros que les conciernen deben incluir su identidad, los hechos de los que se les acusa, fecha y hora de ingreso, y su puesta en libertad y traslados. También es importante registrar todas las notificaciones a los padres y madres o a las personas que eran/son responsables del niño o la niña en el momento del presunto delito.

Es importante que los registros no mencionen la orientación sexual y/o identidad de género de una persona bajo custodia, a menos que la persona quiera expresamente que esta información aparezca, y que esta información no se utilice en contra de ella. Registrar esta información no debe significar que las otras personas detenidas sean separadas de forma automática o que sus derechos sean restringidos. Para las personas trans, la información contenida en los registros relativos a la identidad de género no debe basarse únicamente en el sexo biológico.

Las personas extranjeras o pertenecientes a una minoría que no hablen el idioma local en el momento de la admisión no deben ser discriminadas. Si es necesario, la persona encargada del registro debe llamar a un servicio de intérprete para garantizar que la información introducida en el registro es correcta. En algunos contextos, la nacionalidad y el origen étnico de las personas se registran con fines estadísticos. Esta información no debe ocultarse a las personas interesadas. Su único propósito es mejorar la gestión de las políticas públicas.

La información contenida en los registros y archivos relativos a las personas con algún tipo de discapacidad no debe utilizarse nunca de forma discriminatoria. Por el contrario, debe utilizarse para dirigirlas a los centros y servicios más adecuados a sus necesidades o, para asegurar la implementación de medidas adecuadas con el fin de que sean tratadas de manera igualitaria respecto al resto de las personas detenidas.

Convención Internacional para la Protección de todas las Personas contra las Desapariciones Forzadas

Artículo 17.3
 

3. Cada Estado Parte asegurará el establecimiento y el mantenimiento de uno o varios registros oficiales y/o expedientes actualizados de las personas privadas de libertad, que bajo requerimiento serán rápidamente puestos a disposición de toda autoridad judicial o de toda otra autoridad o institución competente de acuerdo con la legislación nacional o cualquier instrumento jurídico internacional relevante del que el Estado sea Parte. Esa información contendrá al menos:

a ) La identidad de la persona privada de libertad;

b ) El día, la hora y el lugar donde la persona fue privada de libertad y la autoridad que procedió a la privación de libertad;

c ) La autoridad que decidió la privación de libertad y los motivos de ésta;

d ) La autoridad que controla la privación de libertad;

e ) El lugar de privación de libertad, el día y la hora de admisión en el mismo y la autoridad responsable de dicho lugar;

f ) Los elementos relativos a la integridad física de la persona privada de libertad;

g ) En caso de fallecimiento durante la privación de libertad, las circunstancias y causas del fallecimiento y el destino de los restos de la persona fallecida;

h ) El día y la hora de la liberación o del traslado a otro lugar de detención, el destino y la autoridad encargada del traslado.

Artículo 18.1
 

1. Sin perjuicio de los artículos 19 y 20, cada Estado Parte garantizará a toda persona con un interés legítimo en esa información, por ejemplo los allegados de la persona privada de libertad, su representante o abogado, el acceso, como mínimo, a las informaciones siguientes:

a ) La autoridad que decidió la privación de libertad;

b ) La fecha, la hora y el lugar en que la persona fue privada de libertad y admitida en un lugar de privación de libertad;

c ) La autoridad que controla la privación de libertad;

d ) El lugar donde se encuentra la persona privada de libertad y, en caso de traslado hacia otro lugar de privación de libertad, el destino y la autoridad responsable del traslado;

e ) La fecha, la hora y el lugar de la liberación;

f ) Los elementos relativos al estado de salud de la persona privada de libertad;

g ) En caso de fallecimiento durante la privación de libertad, las circunstancias y causas del fallecimiento y el destino de los restos.

Artículo 22
 

Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 6, cada Estado Parte tomará las medidas necesarias para prevenir y sancionar las siguientes prácticas:

b ) El incumplimiento de la obligación de registrar toda privación de libertad, así como el registro de información cuya inexactitud el agente encargado del registro oficial o los expedientes oficiales conocía o hubiera debido conocer;

Convención sobre los Derechos del Niño

Artículo 37

Los Estados Partes velarán por que:

b) Ningún niño sea privado de su libertad ilegal o arbitrariamente. La detención, el encarcelamiento o la prisión de un niño se llevará a cabo de conformidad con la ley y se utilizará tan sólo como medida de último recurso y durante el período más breve que proceda;

Reglas Mínimas de las Naciones Unidas para el Tratamiento de los Reclusos (Reglas Nelson Mandela)

Regla 6

En todo sitio donde haya reclusos habrá un sistema normalizado de gestión de sus expedientes. Ese sistema podrá consistir en una base electrónica de datos o en un registro foliado y firmado en cada página. Se establecerán procedimientos para velar por una pista de auditoría segura e impedir el acceso no autorizado a la información del sistema y su modificación no autorizada. 

Regla 7

Ninguna persona podrá ser internada en un establecimiento penitenciario sin una orden válida de reclusión. En el sistema de gestión de los expedientes de los reclusos se consignará la información siguiente en el momento del ingreso de cada recluso:

a) Información precisa que permita determinar la identidad personal del recluso, respetando el género con el que el propio recluso se identifique;
b) Los motivos de su reclusión y la autoridad competente que la dispuso, además de la fecha, la hora y el lugar de su detención;
c) La fecha y hora de su ingreso y salida, así como de todo traslado;
d) Toda lesión visible y toda queja sobre malos tratos anteriores;
e) Un inventario de sus bienes personales;
f) Los nombres de sus familiares, incluidos, cuando proceda, sus hijos, y la edad de estos, el lugar en que se encuentran y su régimen de tutela o custodia;
g) Información sobre sus familiares más cercanos y datos de la persona de contacto para casos de emergencia.

Rule 7 (a)

No person shall be received in a prison without a valid commitment order. The following information shall be entered in the prisoner file management system upon admission of every prisoner: [...]

Precise information enabling determination of his or her unique identity, respecting his or her self-perceived gender [...]

Regla 8
 

En el sistema de gestión de los expedientes de los reclusos se consignará la información siguiente, según proceda, durante el período de reclusión:

a) Información relativa al proceso judicial, incluidas las fechas de las audiencias y la representación jurídica;
b) Informes iniciales de evaluación y clasificación;
c) Información sobre el comportamiento y la disciplina;
d) Peticiones y quejas, incluidas las denuncias de tortura u otros tratos o penas crueles, inhumanos o degradantes, a menos que sean de naturaleza confidencial;
e) Información sobre la imposición de medidas disciplinarias;
f) Información sobre las circunstancias y causas de toda lesión o fallecimiento y, en este último caso, sobre el destino de los restos mortales.

Regla 9
 

Toda la información mencionada en las reglas 7 y 8 se mantendrá confidencial y solamente se pondrá a disposición de aquellas personas cuyas funciones profesionales así lo exijan. Todo recluso tendrá acceso a los documentos que le conciernan, con sujeción a las supresiones de texto que autorice la legislación nacional, y tendrá derecho a que se le entregue una copia certificada en el momento de su puesta en libertad.

Regla 10
 

Los sistemas de gestión de los expedientes de los reclusos se utilizarán también para generar datos fiables sobre tendencias y características relativas a la población reclusa, incluida la tasa de ocupación, que sirvan de base para la adopción de decisiones con base empírica.

Regla 26
 

1. El servicio de atención de la salud preparará y mantendrá historiales médicos correctos, actualizados y confidenciales de todos los reclusos, y se deberá permitir al recluso que lo solicite el acceso a su propio historial. Todo recluso podrá facultar
a un tercero para acceder a su historial médico.

2. En caso de traslado de un recluso, su historial médico se remitirá a los servicios de atención de la salud de la institución receptora y permanecerá sujeto al principio de confidencialidad médica.

Regla 39.2
 

La administración del establecimiento penitenciario velará por que la sanción disciplinaria sea proporcional a la falta para la que se haya establecido, y llevará un registro adecuado de todas las sanciones disciplinarias impuestas. 

Conjunto de Principios para la Protección de Todas las Personas Sometidas a Cualquier Forma de Detención o Prisión

Principio 2
 

El arresto, la detención o la prisión sólo se llevarán a cabo en estricto cumplimiento de la ley y por funcionarios competentes o personas autorizadas para ese fin.

Principio 12.1
 

1. Se harán constar debidamente:

a) Las razones del arresto; b) La hora del arresto de la persona y la hora de su traslado al lugar de custodia, así como la hora de su primera comparecencia ante el juez u otra autoridad; c) La identidad de los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley que hayan intervenido; d) Información precisa acerca del lugar de custodia.

Principio 12.2
 

2. La constancia de esas actuaciones será puesta en conocimiento de la persona detenida o de su abogado, si lo tiene, en la forma prescrita por la ley.

Reglas de las Naciones Unidas para el Tratamiento de las Reclusas y Medidas No Privativas de la Libertad para las Mujeres Delincuentes (Reglas de Bangkok)

Regla 3.1

1. En el momento del ingreso, se deberá consignar el número de los hijos de las mujeres que ingresan en prisión y la información personal sobre ellos. En los registros deberá constar, sin que ello menoscabe los derechos de la madre, como mínimo el nombre de cada niño, su edad y, en caso de que no acompañen a su madre, el lugar en que se encuentran y su régimen de tutela o custodia.

Regla 3.2

Se dará carácter confidencial a toda información relativa a la identidad de los niños y al utilizarla se cumplirá invariablemente el requisito de tener presente su interés superior.

Reglas de las Naciones Unidas para la Protección de los Menores Privados de Libertad (Reglas de la Habana)

Regla 20

Ningún menor deberá ser admitido en un centro de detención sin una orden válida de una autoridad judicial o administrativa u otra autoridad pública. Los detalles de esta orden deberán consignarse inmediatamente en el registro. Ningún menor será detenido en ningún centro en el que no exista ese registro.

Regla 21

En todos los lugares donde haya menores detenidos, deberá llevarse un registro completo y fiable de la siguiente información relativa a cada uno de los menores admitidos:

a) Datos relativos a la identidad del menor;

b) Las circunstancias del internamiento, así como sus motivos y la autoridad con que se ordenó;

c) El día y hora del ingreso, el traslado y la liberación;

d) Detalles de la notificación de cada ingreso, traslado o liberación del menor a los padres o tutores a cuyo cargo estuviese en el momento de ser internado;

e) Detalles acerca de los problemas de salud física y mental conocidos, incluido el uso indebido de drogas y de alcohol.

Regla 22

La información relativa al ingreso, lugar de internamiento, traslado y liberación deberá notificarse sin demora a los padres o tutores o al pariente más próximo del menor.

Regla 23

Lo antes posible después del ingreso, se prepararán y presentarán a la dirección informes completos y demás información pertinente acerca de la situación personal y circunstancias de cada menor.

Reglas Penitenciarias Europeas

Regla 14
 

Ninguna persona puede ser admitida o retenida en prisión en calidad de detenido sin una orden de prisión válida, de acuerdo con la legislación interna.

Regla 15.1
 

1. En el momento del ingreso, la siguiente información concerniente a cada nuevo interno debe ser consignada de inmediato:

a. Información relativa a la identidad del interno;
b. Motivo de su internamiento y nombre de la Autoridad competente que la haya
ordenado;
c. Fecha y hora del ingreso;
d. Lista de efectos personales del interno que vayan a ser retenidos conforme a la
Regla 31;
e. Información sobre el estado de salud del interno, y constancia de las heridas
visibles que presente, así como cualquier queja que realice sobre un mal trato
anterior;
f. Teniendo siempre en cuenta los imperativos que impone el secreto médico, toda la
información relativa al estado de salud del detenido que resulte significativa para
su propio bienestar físico y mental y para el de otros;

g. el nombre y los datos de cualquier persona designada por el interno como persona de contacto en caso de defunción, heridas graves o enfermedad, y

h. el número de hijos, su edad, así como también la persona que se encarga de ellos.

Regla 15.2
 

En el momento del ingreso, cada interno debe recibir la información prevista en la Regla 30.

Regla 15.3
 

Inmediatamente tras el ingreso debe realizarse una notificación del internamiento conforme a la Regla 24.9.

Regla 16 A.1
 

Deberán irse actualizando y, si fuera necesario, completando las informaciones facilitadas al ingreso y tan pronto como sea posible después de la admisión.

Regla 16 A.2
 

Se facilitará la información sobre cada interno, en concreto, en lo que respecta a:
a. el procedimiento judicial;
b. los proyectos individuales de ejecución de la pena, la estrategia de preparación para la puesta en libertad y la fecha de la puesta en libertad;
c. el comportamiento y la conducta, incluido el riesgo para el mismo o para los demás;
d. las peticiones y las quejas, salvo que sean de carácter confidencial;
e. la imposición y la duración de la separación y de las sanciones disciplinarias, incluido el uso del aislamiento en la celda;
f. el uso de medios de coacción, incluidas su naturaleza y su duración;
g. los registros personales, en especial los registros corporales internos y los registros de las celdas;
h. cualquier traslado, y
i. los efectos personales.

Regla 16 A.3
 

Cualquier información que se recoja durante la admisión y más adelante debe mantenerse como confidencial y solo deberán tener acceso a ella aquellos que la necesiten por motivos profesionales.

Regla 16 A.4
 

Los internos tendrán acceso a sus informes médicos y de otro tipo, salvo aquellos de acceso restringido en virtud del derecho interno por razones de seguridad, y podrán recibir una copia de ellos si la solicitan.

Regla 16 A.5
 

El derecho interno debe concretar qué informaciones deben ser recogidas y tratadas y debe contener disposiciones detalladas respecto a estas informaciones para velar por el respeto hacia las normas relativas a la protección de datos.

Robben Island Guidelines for the prevention of torture and other cruel, inhuman or degrading treatment or punishment in Africa

Guideline 30

States should ensure that comprehensive written records of those deprived of their liberty are kept at each place of detention, detailing, inter alia, the date, time, place and reason for the detention.

Principios y Buenas Prácticas sobre la Protección de las Personas Privadas de Libertad en las Américas

Principio  IX - 2

Los datos de las personas ingresadas a los lugares de privación de libertad deberán ser consignados en un registro oficial, el cual será accesible a la persona privada de libertad, a su representante y a las autoridades competentes. El registro contendrá, por lo menos, los siguientes datos:

a. Información sobre la identidad personal, que deberá contener, al menos, lo siguiente: nombre, edad, sexo, nacionalidad, dirección y nombre de los padres, familiares, representantes legales o defensores, en su caso, u otro dato relevante de la persona privada de libertad;

b. Información relativa a la integridad personal y al estado de salud de la persona privada de libertad;

c. Razones o motivos de la privación de libertad;

d. Autoridad que ordena o autoriza la privación de libertad;

e. Autoridad que efectúa el traslado de la persona al establecimiento;

f. Autoridad que controla legalmente la privación de libertad;

g. Día y hora de ingreso y de egreso;

h. Día y hora de los traslados, y lugares de destino;

i. Identidad de la autoridad que ordena los traslados y de la encargada de los mismos;

j. Inventario de los bienes personales; y

k. Firma de la persona privada de libertad y, en caso de negativa o imposibilidad, la explicación del motivo.

Principios de Yogyakarta sobre la Aplicación de la Legislación Internacional de Derechos Humanos en relación con la Orientación Sexual y la Identidad de Género

Principio 7

Los Estados deberán:

d. Mantendrán registros exactos y actualizados de todos los arrestos y detenciones, indicando la fecha, lugar y razón de la detención, y asegurarán una supervisión independiente de todos los lugares de detención por parte de organismos que cuenten con un mandato adecuado y estén apropiadamente capacitados para identificar arrestos y detenciones cuya motivación pudiese haber sido la orientación sexual o identidad de género de una persona.

Guidelines on the Conditions of Arrest, Police Custody and Pre-Trial Detention in Africa

15. General Provisions

b. Access to the register shall be provided to the arrested or detained person, his or her lawyer or other legal service provider, family members, and any other authority or organisation with a mandate to visit places of detention or to provide oversight on the treatment of persons deprived of their liberty.

16. Information to be recorded in arrest, custody and pre-trial detention registers

All registers shall contain the following information, as a minimum:

a. The identity, age and address of the person, and the contact information of another person responsible for the care or custody of the person, if applicable.

b. The date, time and place that:
i. the person was arrested or detained;
ii. the person was notified of the reasons for arrest or detention;
iii. a record of the arrest or detention was made in the register; and
iv. notification of the arrest or detention to a third person of the arrested person’s choice took place.

c. The identity of the officers involved in the arrest or detention.

d. Observations on the state of the mental and physical health of the arrested or detained person (including any visible physical injuries), and whether they requested or required medical assistance or reasonable accommodation, with due respect for medical confidentiality.

e. An itemised account of any personal items belonging to the detained person taken by the arresting or detaining authority.

f. The date, time and place of any transfers, and the identity of the official(s) responsible for, and involved in, that transfer.

g. Any complaints raised by the arrested or detained person.

19. Additional information to be recorded in pre-trial detention registers

In addition to the requirements set out in sections 15 and 16 of these Guidelines, official pre-trial detention registers shall also set out:

a. The name of the authority supervising the pre-trial detention.

b. The time and date of the pre-trial detention order, and the name of the judicial authority who ordered the initial, extended and continuing pre-trial detention.

c. The next date of review of the pre-trial detention orders by the relevant judicial authority.

¿Qué tipo de archivos y registros existen en el lugar de detención?

¿Se trata de registros computarizados, manuscritos o combinados?

¿Cambian los tipos de registros de la prisión de un lugar de detención a otro?

¿El gobierno central tiene acceso a los registros?

¿Los registros de custodia se mantienen de forma rigurosa? ¿La información contenida en los registros se introduce siguiendo un orden cronológico? ¿Existen indicaciones sobre la información que haya sido eliminada o añadida más tarde?

¿Se repite información idéntica en varios registros?

¿Es clara y respetada la cadena de responsabilidad para la realización y el control de archivos? ¿Está integrada en la ley/normativa?

¿La información contenida en el registro y, especialmente, en los archivos individuales ayuda a prevenir las desapariciones forzadas y las detenciones arbitrarias?

¿La información contenida en el registro y, especialmente, en los archivos individuales es accesible solo para ciertas personas autorizadas?

¿Las personas detenidas tienen acceso a la información contenida en los archivos?

¿Quién tiene acceso a los expedientes médicos?

En el caso de registros informatizados, ¿cómo se controla el acceso a la información?

¿Se puede destruir la información confidencial después de un periodo de tiempo tras la puesta en libertad? ¿Está definido en la legislación?

¿La información contenida en los archivos individuales facilita información sobre el cuidado y el seguimiento adecuado de las condiciones de las personas? ¿Quién supervisa los archivos y quién tiene acceso a ellos?

En el caso de mujeres detenidas con hijos/hijas, ¿el registro de admisión contiene información sobre la edad y nombres de sus hijos e hijas, dónde se encuentran y quién es la persona responsable?

¿Los expedientes de niños y niñas incluyen las notificaciones a sus  padres o personas responsables?

¿Los archivos y registros incluyen información acerca de la orientación sexual y la identidad de género de las personas detenidas? Si es así, ¿cómo se utiliza esta información? ¿Está registrada este tipo de información con el consentimiento de las personas a las que concierne?

En el momento de su ingreso, ¿las personas extranjeras o pertenecientes a minorías que no hablan el idioma local son informadas del contenido con la ayuda de un intérprete?

¿Los registros incluyen información sobre la nacionalidad de las personas y su origen étnico? Si es así, ¿cómo se utiliza esta información?

¿Los registros incluyen información acerca de posibles discapacidades físicas o mentales de las personas detenidas? ¿Cómo se utiliza esta información?