Quais procedimentos internos os MNPs devem adotar para receber e lidar com denúncias?
É importante desenvolver diretrizes e procedimentos claros para receber e lidar com denúncias. Quando o MNP faz parte de uma instituição maior, é recomendável desenvolver essas diretrizes em coordenação com o restante da instituição.
Os MNPs podem precisar considerar e esclarecer os seguintes aspectos:
Organização interna: A maioria das ouvidorias e das Instituições Nacionais de Direitos Humanos designadas como MNP possui um departamento de denúncias ou investigação, o qual é uma estrutura distinta do MNP, com equipe separada e sistema de manutenção de registros. O MNP e o departamento de denúncias ou investigação podem realizar reuniões regulares e compartilhar um banco de dados comum de denúncias, para garantir sinergias. Instituições especializadas criadas para executar apenas as tarefas do MNP podem decidir designar um ponto focal ou criar uma unidade específica encarregada de lidar com as denúncias.
Recebimento, análise e classificação: Ao desenvolver diretrizes sobre denúncias, os MNPs precisam ser claros sobre os meios pelos quais eles podem recebê-las. Os MNPs também precisam decidir como acusar o recebimento, especialmente no caso de denúncias por escrito. Os MNPs podem precisar esclarecer quem, dentro da equipe, está encarregado de registrar, classificar e, eventualmente, acompanhar as denúncias. Pode ser útil para os MNPs determinarem critérios com base nos quais podem classificar as denúncias e decidir sobre as ações a serem tomadas (por exemplo, a seriedade ou a urgência da denúncia), particularmente para os MNPs que não façam parte de instituições maiores com mandato para o processamento de denúncias individuais.
Registro e sistematização: Para permitir que os MNPs identifiquem padrões e usem as denúncias em seu trabalho preventivo, é importante registrar adequadamente todas as denúncias recebidas. Qualquer que seja a ferramenta escolhida, é útil que os MNPs registrem as seguintes informações após o recebimento:
- O tipo de denúncia
- O nome da(s) pessoa(s) envolvidas (se relevante)
- O tema da denúncia
- A instituição à qual a denúncia se refere
- A ação tomada pelo MNP em resposta à denúncia
Os MNPs também podem registrar dados sobre o acompanhamento e o resultado das denúncias mais relevantes.
Confidencialidade, consentimento e proteção de dados: A proteção das pessoas que estiveram em contato com o MNP, seja por escrito ou durante entrevistas, deve ser sempre uma prioridade absoluta para os MNPs (de acordo com o princípio de “não causar dano”).
A esse respeito, os MNPs têm o dever de confidencialidade, conforme definido no artigo 21 do Protocolo Facultativo e nas diretrizes do SPT, que prevê que os dados pessoais não devem ser publicados sem o consentimento expresso e informado da pessoa em questão. Essa obrigação é a regra geral para os MNPs. Entretanto, em circunstâncias excepcionais, o princípio de “não causar dano” pode exigir que os MNPs considerem cuidadosamente o compartilhamento de algumas informações pessoais reunidas em seu trabalho com outros órgãos responsáveis e independentes (como o serviço médico ou o Ministério Público), mesmo sem o consentimento da pessoa em questão.
Circunstâncias excepcionais podem incluir situações indicando casos de tortura ou outras violações graves de direitos humanos, em que a busca do consentimento da pessoa detida aumentaria o risco de represálias. Outras circunstâncias podem incluir casos em que uma pessoa não está em condição de dar seu consentimento expresso e informado. Nesses casos, o MNP deve dedicar todos os esforços para reunir e enfatizar informações correlatas de outras fontes além da pessoa detida, como relatos de funcionários/as e documentos.
Os MNPs também devem adotar medidas para proteger informação confidencial que esteja em sua posse, por exemplo, armazenando-a em software seguro e/ou em armário trancado.
Proteção contra represálias: os MNPs devem se esforçar para adotar medidas para prevenir possíveis represálias contra as pessoas detidas em relação às quais a denúncia diz respeito. Essas medidas podem incluir, por exemplo, a entrevista de um grupo grande de pessoas privadas de liberdade, a fim de impedir que os/as agentes de segurança identifiquem as pessoas presas entrevistadas, a revisão de um grande número de arquivos individuais e a realização de visitas de acompanhamento diretamente para garantir que nenhuma represália ocorreu contra aqueles indivíduos que se comunicaram com o MNP.
Dependendo da natureza da preocupação e da administração do local de detenção, o MNP também pode considerar informar a denúncia diretamente à direção, respeitando a confidencialidade, por exemplo, referindo-se a indicações de assédio por parte de membros específicos da equipe de funcionários contra as pessoas detidas. Se os MNPs considerarem que a situação de uma pessoa privada de liberdade é particularmente preocupante, também poderá decidir deixar suas informações de contato com a pessoa detida.