¿Cómo sistematizar y mantener rastreadas las recomendaciones en el tiempo?
Muchos MNP hacen uso de herramientas para rastrear las recomendaciones que han realizado y su grado de implementación. La práctica entre los MNP varía, entre algunos que utilizan bases de datos, pasando por los que hacen uso de las hojas de cálculo. Sin embargo, cualquiera que sea la herramienta elegida, esta necesitará ser adaptada a las necesidades y a las capacidades del MNP. Antes de desarrollar dicha herramienta, los MNP deben de considerar el tipo de información que necesitan rastrear y el objetivo general de la herramienta. Cuando desarrollen la herramienta para registrar sus recomendaciones y rastrear su implementación, los MNP podrían desear registrar una parte o toda la siguiente información fáctica y analítica:
Detalles fácticos
- La fecha en que fue realizada la recomendación (y si esta es una recomendación repetida).
- El lugar al que hace referencia.
- El tipo de lugar.
- La autoridad a la cual está dirigida.
- El informe específico en el cual fue realizada, que incluya el enlace al documento completo.
- El tema o el área del problema en general.
- Si se refiere a un grupo específico de vulnerabilidad o a una práctica en detención.
- Cualquier respuesta de las autoridades y/o el plazo acordado para su implementación.
- El personal del equipo involucrado en la visita/redacción de la recomendación.
Información analítica
- Si la recomendación fue aceptada por las autoridades.
- Si la recomendación ha sido implementada (y revisada por el MNP).
- Si la recomendación aún no ha sido implementada (y por qué).
La información sobre los temas y las palabras clave que vinculen a las recomendaciones con las problemáticas o grupos transversales, pueden permitir que los MNP analicen su (con frecuencia amplias) bases de datos de recomendaciones y que identifiquen los temas y las tendencias que cambiaron en el tiempo o relacionen a más de una institución.
Lo anterior, puede ser útil para la memoria institucional, así como para los procesos de planificación estratégicos y operativos regulares del MNP. La sistematización y el rastreo de las recomendaciones también es importante para los MNP, ya que les permite medir su propio progreso, ayudándoles a entender dónde y cuándo han sido efectivos y permitiendo que el personal permanezca motivado en el transcurso del tiempo.